Panduan Pengguna - SIMPS STT-NF

Daftar Isi

Navigasi cepat ke bagian yang Anda butuhkan.

1. Akun & Peran 2. Mengajukan Surat 3. Memantau Status Surat 4. Pemeriksaan & Penandatanganan 5. Mengunduh & Memverifikasi 6. Pertanyaan Umum (FAQ)

1. Akun & Peran

Semua yang ada di SIMPS berada di balik akun. Peran yang melekat pada akun Anda menentukan menu mana yang muncul dan surat mana yang bisa Anda tindak.

1

Punya Akun

Tidak ada formulir pendaftaran. Tekan Masuk dengan Google memakai akun kampus @nurulfikri.ac.id atau @nurulfikri.co.id Anda, dan akun SIMPS terbentuk sendiri pada masuk pertama. Administrator juga dapat membuatkannya untuk Anda.

2

Masuk

Lewat tombol Masuk dengan Google, atau dengan email dan kata sandi bila akun Anda memilikinya. Centang Ingat saya agar sesi bertahan lebih lama di perangkat Anda.

3

Peran Menentukan Menu

Administrator menetapkan peran Anda — pengaju, pemeriksa, penandatangan, atau pengarsip. Menu di sidebar hanya menampilkan meja yang memang menjadi tanggung jawab Anda.

4

Lengkapi Profil

Buka Pengaturan → Profil untuk memperbarui nama, email, dan foto. Satuan kerja, jenjang, dan atasan ditetapkan administrator dan hanya bisa dilihat di sana.

Menu masih kosong setelah masuk pertama? Itu wajar

Yang menunggu administrator bukan pembuatan akunnya, melainkan verifikasi penempatan — satuan kerja, jenjang, dan atasan Anda. Sebelum penempatan itu disetujui, menu alur surat belum terbuka dan Anda diarahkan ke halaman Lengkapi Profil untuk mengisinya. Setelah disetujui, menu muncul sesuai peran Anda.

2. Mengajukan Surat

Formulir pengajuan berbentuk tiga langkah berurutan. Anda dapat menyimpannya sebagai draf kapan saja dan melanjutkannya nanti.

Langkah 1 — Detail Surat

Isi perihal surat, jenis surat, penerbit (satuan kerja yang mengeluarkan surat), dan sifat surat. Bila surat ini menggantikan surat lama, tandai dan pilih surat yang digantikan.
Langkah 2 — Dokumen & Penandatangan

Unduh template resmi lewat tautan Lihat template, lengkapi isinya, lalu unggah sebagai draf (.docx, .doc, atau .odt, maksimal 5 MB). Sisipkan penanda {{nomor}} di tempat nomor surat akan dicetak — sistem yang mengisinya. Lampiran bersifat opsional dan harus berformat PDF. Terakhir, pilih penandatangan (maksimal lima orang) dan tentukan alur penandatanganannya: Berdasarkan urutan, sehingga tiap penandatangan menunggu urutan sebelumnya selesai, atau Bebas, sehingga semuanya dapat menandatangani kapan saja.
Langkah 3 — Posisi Tanda Tangan

Draf Anda dikonversi menjadi pratinjau PDF. Seret dan ubah ukuran kotak tanda tangan untuk tiap penandatangan agar jatuh tepat di blok penutup surat. Pemeriksa masih dapat menyesuaikannya nanti.
Kirim

Setelah dikirim, surat masuk ke antrean pemeriksa yang bertanggung jawab atas kombinasi jenis surat dan penerbit tersebut. Anda akan menerima notifikasi setiap kali statusnya berubah.

3. Memantau Status Surat

Setiap surat berada di salah satu keadaan berikut. Nama dan keterangannya sama persis dengan yang muncul di dasbor Anda. Keadaan terakhir bisa menimpa dua keadaan sebelumnya: surat terbit maupun surat arsip sama-sama dapat dicabut.

Draf

Lengkapi draf lalu kirim untuk diperiksa.

Perlu revisi

Perbaiki surat sesuai catatan pemeriksa, lalu kirim ulang.

Menunggu pemeriksaan

Pemeriksa sedang meninjau berkas dan menyiapkan nomor surat.

Menunggu tanda tangan

Surat berada di meja penandatangan, berurutan atau bebas sesuai pilihan pengaju.

Terbit

Surat sudah sah dan dapat diunduh.

Arsip

Surat sudah diarsipkan, dokumennya tetap dapat diakses.

Dicabut

Surat ini sudah dicabut dan tidak lagi berlaku.

Tidak ada status "ditolak"

Pemeriksa tidak menolak surat, melainkan mengembalikannya menjadi draf disertai catatan revisi. Surat yang sama Anda perbaiki lalu kirim ulang — tidak perlu membuat pengajuan baru.

4. Pemeriksaan & Penandatanganan

Bagian ini untuk pemegang peran pemeriksa dan penandatangan. Pengaju cukup memahaminya sebagai gambaran perjalanan suratnya.

Sebagai Pemeriksa

1

Tinjau berkas

Buka surat dari antrean Pemeriksaan, periksa draf dan lampirannya.

2

Verifikasi & Konversi

Jika berkas sudah benar, jalankan aksi ini. Nomor surat resmi ditetapkan dan draf Word dikonversi menjadi PDF.

3

Atur posisi tanda tangan

Sesuaikan letak kotak tanda tangan pada PDF bila penempatan dari pengaju perlu dirapikan.

4

Kembalikan ke draf

Bila ada yang perlu diperbaiki, kembalikan surat dengan mengisi catatan revisi. Pengaju melihat catatan itu dan mengirim ulang surat yang sama.

5

Lanjutkan ke penandatangan

Surat berpindah ke antrean penandatangan pertama.

Sebagai Penandatangan

1

Terima notifikasi

Anda diberi tahu ketika giliran Anda tiba. Surat muncul di antrean Penandatanganan.

2

Tinjau dokumen

Buka pratinjau PDF lengkap dan pastikan isinya sudah sesuai sebelum membubuhkan tanda tangan.

3

Pilih spesimen

Pilih salah satu spesimen tanda tangan Anda. Kelola koleksinya lewat menu Referensi → Spesimen.

4

Bubuhkan tanda tangan

Tanda tangan ditempelkan pada PDF di posisi yang telah ditetapkan. Bila masih ada penandatangan lain, surat berlanjut ke giliran berikutnya.

5

Surat terbit

Begitu seluruh tanda tangan lengkap, surat otomatis terbit — nomor, tanggal terbit, dan kode QR verifikasi dibubuhkan pada saat itu.

5. Mengunduh & Memverifikasi

Surat yang telah terbit dapat diunduh kapan saja, dan keasliannya dapat dicek siapa pun tanpa perlu akun.

Buka Publikasi

Menu Publikasi memuat surat yang sudah terbit maupun yang telah diarsipkan, lengkap dengan pencarian dan penyaringan per jenis surat.

Unduh PDF

Buka surat yang dituju lalu unduh berkas PDF resminya — sudah lengkap dengan seluruh tanda tangan, nomor surat, dan kode QR.

Verifikasi Keaslian

Pindai kode QR pada surat untuk membuka halaman verifikasi. Kodenya delapan karakter dan sengaja tidak memakai huruf yang mudah tertukar, sehingga bisa diketik ulang dari kertas bila kamera tidak tersedia.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Jawaban atas pertanyaan umum seputar penggunaan SIMPS.

Berapa lama surat saya diproses?

SIMPS tidak menetapkan batas waktu; lamanya bergantung pada kesediaan pemeriksa dan penandatangan. Yang bisa Anda lakukan adalah memantau status surat di dasbor — di sana terlihat persis surat sedang menunggu siapa.

Apa yang harus saya lakukan kalau surat saya diminta revisi?

Surat kembali menjadi draf dan muncul lagi di daftar pengajuan Anda dengan tanda Perlu revisi. Buka surat itu, baca catatan pemeriksa, perbaiki drafnya, lalu kirim ulang. Anda tidak perlu membuat pengajuan baru.

Surat sudah terbit tapi ternyata ada yang salah. Bisa dibatalkan?

Surat yang sudah terbit tidak dihapus, karena nomornya sudah keluar dari deret dan lembarnya mungkin sudah beredar. Yang dilakukan adalah pencabutan: arsiparis menyatakan surat tidak berlaku, dan halaman verifikasi berubah dari “Surat terverifikasi” menjadi “Surat ini telah dicabut”. Siapa pun yang memindai QR pada salinan yang dipegangnya akan langsung mengetahuinya. Bila hanya isinya yang perlu diperbaiki tanpa membatalkan suratnya, jalannya adalah terbitkan ulang.

Surat saya sudah dikirim tapi tidak diproses-proses. Kenapa?

Kemungkinan besar belum ada pemeriksa yang ditugaskan untuk kombinasi jenis surat dan penerbit yang Anda pilih, sehingga surat itu tidak masuk ke antrean siapa pun. Hubungi administrator agar penugasan pemeriksanya dilengkapi — setelah itu surat langsung mengalir tanpa perlu dikirim ulang.

Bagaimana penerima surat memastikan dokumen saya asli?

Setiap surat terbit membawa kode QR di dekat blok tanda tangan. Memindainya membuka halaman verifikasi yang menampilkan data surat langsung dari sistem, dan halaman itu terbuka untuk umum — penerima tidak perlu punya akun SIMPS.

Bisakah satu surat ditandatangani beberapa pejabat?

Bisa, sampai lima orang. Pada langkah kedua formulir pengajuan Anda menyusun urutannya sekaligus memilih alurnya: Berdasarkan urutan membuat setiap penandatangan menunggu urutan sebelumnya selesai, sedangkan Bebas membuka giliran untuk semuanya sekaligus. Apa pun pilihannya, urutan tetap menentukan letak kotak tanda tangan, dan semua tanda tangan ditempelkan pada dokumen yang sama.

Bisakah saya mengajukan lebih dari satu surat sekaligus?

Bisa. Setiap pengajuan berjalan sendiri-sendiri dan statusnya dipantau terpisah di daftar pengajuan Anda.

Bagaimana cara menghubungi tim dukungan?

Hubungi Lembaga Teknologi dan Sistem Informasi (LTSI) STT-NF di admin@nurulfikri.ac.id, atau datang langsung pada jam kerja, Senin–Jumat, 08.00–16.00 WIB.

Siap Mengajukan Surat Pertama Anda?

Ikuti langkah-langkah di atas dan urus surat dinas Anda sepenuhnya dari dasbor SIMPS.

Masuk ke SIMPS Tentang SIMPS

Panduan Penggunaan SIMPS