Syarat & Ketentuan
Aturan pemakaian SIMPS: siapa yang boleh memakainya, apa yang menjadi tanggung jawab Anda, dan apa yang dijamin maupun tidak dijamin sistem.
Berlaku sejak 24 September 2026
Daftar Isi
Navigasi cepat ke bagian yang Anda butuhkan.
1. Ruang Lingkup
SIMPS adalah perangkat administrasi milik Sekolah Tinggi Teknologi Terpadu Nurul Fikri untuk mengurus surat dinas kampus, dari pengajuan sampai pengarsipan.
Dengan masuk ke SIMPS dan memakainya, Anda dianggap membaca dan menyetujui ketentuan di halaman ini beserta Kebijakan Privasi yang menyertainya. Bila Anda tidak menyetujuinya, jangan gunakan akun Anda dan sampaikan keberatannya kepada administrator.
2. Akun
Akun SIMPS bukan sesuatu yang dibuat sendiri oleh siapa saja. Berikut cara akun lahir dan apa yang membuatnya bisa dipakai bekerja.
-
1
Tidak Ada Formulir Pendaftaran
Akun tidak dibuat lewat formulir pendaftaran terbuka. Akun terbentuk sendiri pada saat Anda pertama kali masuk dengan akun Google berdomain kampus yang diizinkan, atau dibuatkan administrator.
-
2
Hanya Email Kampus
Kedua jalur masuk hanya menerima alamat email berdomain kampus. Alamat pribadi di luar domain tersebut ditolak, dan tidak ada akun yang dibuat untuknya.
-
3
Penempatan Harus Diverifikasi
Akun baru masih menunggu administrator menyetujui satuan kerja, jenjang, dan atasan Anda. Sebelum itu, menu alur surat belum terbuka dan Anda hanya dapat membuka dasbor serta pengaturan akun.
-
4
Akun Bersifat Pribadi
Akun melekat pada satu orang dan tidak boleh dipakai bergantian. Kata sandi, sesi, dan spesimen tanda tangan di dalamnya adalah tanggung jawab pemegang akun.
3. Peran & Tanggung Jawab
Peran ditetapkan administrator dan menentukan meja mana yang menjadi tanggung jawab Anda. Satu akun dapat memegang lebih dari satu peran.
Pengaju
Menyusun dan mengirim pengajuan surat. Bertanggung jawab atas kebenaran isi, kelengkapan lampiran, dan ketepatan penandatangan yang dipilih.
Pemeriksa
Memeriksa draf, meminta revisi bila perlu, menentukan letak kotak tanda tangan, dan meneruskan surat kepada penandatangan.
Penandatangan
Membubuhkan tanda tangan atau paraf pada surat. Bertanggung jawab menjaga spesimennya dan memastikan surat memang layak ditandatangani.
Pengarsip
Mengarsipkan surat terbit, merekam surat bertanda tangan basah, menerbitkan ulang, dan mencabut surat yang dinyatakan tidak berlaku.
Administrator
Mengelola akun, peran, penempatan, dan data rujukan seperti jenis surat, satuan kerja, template, serta penugasan pemeriksa.
Super Admin
Memegang seluruh kewenangan administrator tanpa pembatasan, termasuk kewenangan khusus yang diuraikan pada bagian 9.
4. Aturan Pemakaian
Isi dan kebenaran surat adalah tanggung jawab pengajunya. SIMPS mengatur alurnya, bukan menjamin substansinya.
Yang Wajib Anda Lakukan
- Memastikan isi surat benar, lengkap, dan sesuai kewenangan Anda sebelum mengirimkannya.
- Memakai template resmi kampus dan format berkas yang ditentukan.
- Menjaga kerahasiaan kata sandi dan tidak membiarkan akun Anda terbuka di perangkat bersama.
- Segera melapor kepada administrator bila akun Anda diduga dipakai orang lain.
Yang Dilarang
- Memakai akun milik orang lain, atau meminjamkan akun Anda kepada siapa pun.
- Mengunggah gambar tanda tangan atau paraf milik orang lain sebagai spesimen Anda.
- Mengajukan surat atas nama pihak yang tidak memberi Anda kewenangan untuk itu.
- Memalsukan nomor surat, mengubah dokumen terbit di luar sistem, atau menyebarkan surat yang sudah dicabut seolah masih berlaku.
- Mencoba membuka surat atau data yang bukan kewenangan Anda dengan cara apa pun.
Pelanggaran dapat berujung pada pencabutan peran atau penonaktifan akses, tanpa mengurangi kemungkinan tindakan lain menurut aturan kepegawaian dan kemahasiswaan kampus.
5. Tanda Tangan Elektronik
Membubuhkan spesimen pada sebuah surat di SIMPS berarti Anda menandatangani surat tersebut, dengan segala akibatnya.
Bernilai Sebagai Tanda Tangan
Tanda tangan yang dibubuhkan lewat SIMPS diperlakukan setara dengan tanda tangan Anda di atas kertas dalam lingkungan administrasi kampus.
Spesimen Adalah Milik Anda
Gambar tanda tangan dan paraf diunggah sendiri oleh pemiliknya. Menyerahkannya kepada orang lain sama saja dengan menyerahkan tanda tangan Anda.
Keabsahan Lewat Kode QR
Keaslian surat dibuktikan melalui kode QR yang tercetak di dekat blok tanda tangan dan halaman verifikasi yang dituju kode tersebut.
Bukan Sertifikat Elektronik
SIMPS tidak menerbitkan sertifikat elektronik dari penyelenggara tersertifikasi. Bila suatu keperluan menuntut tanda tangan tersertifikasi, prosesnya ditempuh di luar SIMPS.
6. Nomor & Dokumen Surat
Nomor surat dibentuk sistem, bukan diketik sendiri, dan deretnya punya satu sifat yang perlu Anda ketahui sebelum meminta sebuah surat dihapus.
Penomoran Otomatis
Nomor ditarik berurutan menurut jenis surat, satuan kerja penerbit, dan bulan terbitnya, mengikuti format resmi kampus. Tidak ada dua surat dengan nomor sama.
Berkas Asli Tidak Ditimpa
Draf yang Anda unggah disimpan apa adanya. Nomor dan tanggal dicetak pada salinan kerja, sehingga dokumen sumber tetap dapat dipakai bila surat perlu diterbitkan ulang.
Nomor yang sudah ditarik tidak kembali ke deret
Bila sebuah surat yang sudah bernomor dihapus, nomornya meninggalkan lubang tetap pada deret bulan tersebut — deret tidak pernah mundur. Lubang semacam itu adalah temuan dalam pemeriksaan kearsipan, jadi penghapusan surat bernomor sebaiknya ditempuh hanya bila benar-benar tidak ada jalan lain.
7. Verifikasi Publik
Setiap surat terbit membawa kode delapan karakter yang dapat diperiksa siapa pun tanpa akun. Itu memang tujuannya, dan ada konsekuensinya.
Terbuka Tanpa Akun
Penerima surat tidak perlu punya akun SIMPS untuk memastikan dokumennya asli. Cukup memindai kode QR atau memasukkan kodenya.
Kode Mudah Diketik Ulang
Kode sengaja tidak memakai huruf dan angka yang mudah tertukar, supaya masih dapat dibaca dari lembar yang tercetak buram atau terlipat.
Kode Adalah Kunci
Karena kode membuka rincian surat, kode hanya diberikan kepada pihak yang memang berhak menerima suratnya, bukan disebarkan terbuka.
Rincian yang ditampilkan halaman verifikasi kepada pemegang kode diuraikan pada bagian 6 Kebijakan Privasi.
8. Pencabutan & Terbit Ulang
Surat yang sudah terbit tidak ditarik dengan cara dihapus, karena lembarnya mungkin sudah beredar dan nomornya sudah keluar dari deret.
Pencabutan
Pengarsip menyatakan surat tidak berlaku. Halaman verifikasi berubah dari “Surat terverifikasi” menjadi “Surat ini telah dicabut”, sehingga siapa pun yang memindai QR pada salinannya langsung mengetahuinya. Lembar yang sudah beredar tidak dapat ditarik kembali oleh sistem.
Terbit Ulang
Bila hanya isinya yang perlu diperbaiki, pengarsip dapat menerbitkan ulang surat dengan nomor baru dan dokumen yang diperbarui. Kode verifikasi lama sengaja tidak diganti, supaya QR yang sudah tercetak tetap bekerja.
9. Kewenangan Administrator
Kewenangan yang melekat pada administrator, disebutkan terbuka di sini supaya tidak ada yang tersembunyi dari pemegang akun.
- Membuat akun, mengubah data akun, serta menetapkan atau mencabut peran kapan saja.
- Menyetujui maupun membatalkan verifikasi penempatan organisasi, yang berarti membuka atau menutup akses seseorang ke alur surat.
- Menghapus surat bila keadaan menuntutnya, dengan akibat pada deret nomor sebagaimana dijelaskan pada bagian 6.
- Membaca jejak aktivitas seluruh akun, termasuk catatan masuk, gagal masuk, dan perubahan data.
- Khusus super admin: masuk ke aplikasi sebagai pengguna lain (impersonasi) untuk keperluan dukungan teknis dan penelusuran masalah.
Kewenangan-kewenangan tersebut dipakai untuk keperluan pengelolaan sistem, dan penggunaannya ikut tercatat pada jejak aktivitas.
10. Ketersediaan Layanan
SIMPS diusahakan tersedia sepanjang jam kerja, tetapi tidak dijanjikan bebas gangguan.
Pemeliharaan
Layanan dapat dihentikan sementara untuk pemeliharaan, pembaruan, atau perbaikan, dengan atau tanpa pemberitahuan lebih dahulu.
Tanpa Tenggat Proses
Sistem tidak menetapkan batas waktu pemeriksaan maupun penandatanganan. Lamanya bergantung pada kesediaan pemeriksa dan penandatangan, dan posisinya dapat Anda pantau di dasbor.
Perubahan Fitur
Tampilan, alur, dan fitur dapat berubah mengikuti kebutuhan tata naskah dinas kampus.
11. Batasan Tanggung Jawab
Sejauh mana kampus bertanggung jawab atas apa yang terjadi di dalam dan melalui SIMPS.
- Kebenaran isi surat adalah tanggung jawab pengaju dan penandatangannya, bukan tanggung jawab sistem. SIMPS mengatur alur dan mencatat jejaknya.
- Kampus tidak bertanggung jawab atas kerugian yang timbul dari kelalaian pemegang akun, misalnya kata sandi yang dibagikan atau akun yang dibiarkan terbuka.
- Kampus tidak bertanggung jawab atas gangguan yang bersumber dari jaringan, perangkat, atau layanan pihak ketiga di luar kendali kampus.
- Surat yang sudah beredar di luar sistem berada di luar jangkauan SIMPS; yang dapat dilakukan sistem adalah menyatakan surat itu dicabut pada halaman verifikasinya.
12. Perubahan & Hukum yang Berlaku
Ketentuan ini menggambarkan cara kerja SIMPS saat ini dan diperbarui ketika cara kerjanya berubah.
Tanggal berlaku di bagian atas halaman menunjukkan pembaruan terakhir. Perubahan yang berdampak besar disampaikan melalui kanal resmi kampus. Ketentuan ini tunduk pada hukum yang berlaku di Republik Indonesia serta peraturan internal Sekolah Tinggi Teknologi Terpadu Nurul Fikri, termasuk ketentuan tata naskah dinas dan kearsipan.
Ada yang Perlu Ditanyakan?
Hubungi Lembaga Teknologi dan Sistem Informasi (LTSI) STT-NF di admin@nurulfikri.ac.id, atau datang langsung pada jam kerja, Senin–Jumat, 08.00–16.00 WIB.