Formulir pengajuan di SIMPS berbentuk tiga langkah berurutan. Anda tidak bisa melompati satu langkah, tapi bisa kembali ke langkah sebelumnya kapan saja sebelum surat dikirim.
1. Detail surat
Di sini Anda mengisi perihal, jenis surat, penerbit, dan sifat surat. Ada pula pertanyaan apakah surat ini merupakan surat pengganti — kalau ya, Anda menunjuk surat mana yang digantikan.
2. Dokumen & penandatangan
Unggah draf surat dalam bentuk dokumen, tambahkan lampiran bila perlu, lalu tentukan siapa yang menandatangani dan alur penandatanganannya. Template resmi tersedia untuk diunduh dari halaman referensi, jadi Anda tidak perlu menyusun format dari nol.
3. Posisi tanda tangan
Langkah terakhir menampilkan draf Anda sebagai kanvas. Geser dan ubah ukuran kotak tanda tangan untuk setiap penandatangan, di halaman mana pun dokumen itu. Posisi inilah yang nantinya dipakai saat gambar tanda tangan dibubuhkan ke PDF.
Posisi yang Anda tetapkan bukan sekadar ancar-ancar. Pemeriksa masih dapat menggesernya, tapi kalau dibiarkan, posisi itulah yang dicetak.
Setelah langkah ketiga selesai, surat berpindah dari draf ke menunggu pemeriksaan, dan pemeriksa yang sesuai akan menerima notifikasi.