Nomor surat di SIMPS tidak pernah diketik tangan. Ia disusun sistem ketika pemeriksa menyiapkan surat, dan bentuknya selalu enam bagian yang dipisahkan garis miring.
Bagian-bagiannya
- Nomor urut — tiga angka, ditambah nol di depan bila perlu.
- Kode jenis surat — misalnya surat tugas atau surat keterangan.
- Kode satuan kerja penerbit — unit yang menerbitkan surat.
- STT-NF — penanda institusi, tetap.
- Bulan dalam angka Romawi.
- Tahun.
Karena nomor urut dihitung per jenis surat, per satuan kerja, dan per tahun, dua surat dengan nomor urut sama bukan hal yang aneh — yang membedakan keduanya adalah bagian-bagian setelahnya.
Nomor baru muncul setelah surat lolos pemeriksaan. Selama masih draf, surat memang belum punya nomor.
Itu sebabnya draf surat sebaiknya tidak menuliskan nomor apa pun di kop; ruang nomor akan diisi ketika dokumen diproses.