Setiap surat di SIMPS selalu berada di salah satu keadaan yang bisa disebut namanya. Keadaan itulah yang menentukan meja siapa surat tersebut sedang berada, tombol apa yang muncul, dan siapa yang menerima notifikasi.
Lima keadaan utama
- Draf — surat masih milik pengaju. Bisa disunting bebas, belum dilihat siapa pun.
- Menunggu pemeriksaan — sudah dikirim. Pemeriksa meninjau berkas dan menyiapkan nomor surat.
- Menunggu tanda tangan — pemeriksaan lolos, surat menunggu penandatangan.
- Terbit — semua tanda tangan lengkap. Surat sah, dapat diunduh, dan kode verifikasinya aktif.
- Arsip — surat sudah dipindahkan ke arsip oleh pengarsip. Dokumennya tetap dapat diakses.
Keadaan keenam: perlu revisi
Yang sering disalahpahami adalah keadaan keenam. Ketika pemeriksa menemukan sesuatu yang harus diperbaiki, surat tidak ditolak — ia dikembalikan ke draf dengan tanda "perlu revisi" beserta catatan pemeriksa. Pengaju memperbaiki dan mengirim ulang surat yang sama, tanpa perlu mengajukan dari nol.
Tidak ada keadaan "ditolak" di SIMPS. Surat yang belum layak terbit dikembalikan, bukan dimatikan.
Perbedaan ini penting saat membaca daftar surat. Sebuah surat yang muncul kembali di tab draf dengan catatan pemeriksa bukan surat yang gagal — ia surat yang sedang menunggu perbaikan Anda.