Setelah surat terbit, pengarsip dapat memindahkannya ke arsip. Yang sering dikhawatirkan: apakah QR pada lembar surat yang sudah diarsipkan jadi mati?
Tidak. Pengarsipan adalah langkah penataan berkas, bukan pencabutan keabsahan. Halaman verifikasi menjawab untuk setiap surat yang pernah terbit — baik yang masih berstatus terbit maupun yang sudah diarsipkan.
Yang berubah dan yang tidak
- Berubah: surat berpindah tab di halaman publikasi, dan keterangan keadaannya menjadi arsip.
- Tidak berubah: dokumen tetap dapat diakses, kode verifikasinya tetap sah, dan datanya tetap tampil di halaman verifikasi.
Surat yang sudah keluar tidak bisa ditarik kembali dari tangan penerimanya. Karena itu kode di lembar yang mereka pegang harus tetap menjawab.
Pengarsipan juga dapat dibatalkan bila surat ternyata masih aktif dipakai, dan surat akan kembali ke daftar surat terbit.